Kom godt fra start ved brugen af ledelsessystemer

Hvorfor implementere et ledelsessystem?

Når virksomheder vælger at implementere et ledelsessystem som ISO 9001 (kvalitetsledelse), ISO 56000 Innovationsledelse,  ISO 14001 (miljøledelse) eller ISO 45001 (arbejdsmiljøledelse), sker det ofte af følgende grunde:

  1. Ændrede lovkrav – Nogle virksomheder certificerer sig for at overholde nye myndighedskrav.
  2. Kundekrav – Ofte er det en nødvendighed for at kunne fortsætte samarbejdet med kunder og partnere.
  3. Strategisk proaktivitet – Nogle virksomheder investerer i certificering for at styrke konkurrenceevnen og forbedre interne processer.

Uanset årsagen er det afgørende at forstå, hvilken situation jeres virksomhed står i. Dette påvirker både opstarten, implementeringsforløbet og den fremtidige vedligeholdelse af systemet.

Hvad skal I tage højde for?

1. Ledelsens engagement er afgørende

Det vigtigste råd er, at ledelsen forstår og prioriterer implementeringen. De virksomheder, der har haft størst succes, har fra start besluttet, at certificeringen er en strategisk nødvendighed. Dette betyder:

  • At ledelsen påtager sig ansvaret.
  • At der afsættes de nødvendige ressourcer.
  • At systemet bliver en integreret del af virksomhedens drift og kultur.

Hvis certificeringen føles som en “tvangsopgave”, kan det være en fordel at ændre perspektivet: En velimplementeret standard kan styrke forretningen, forbedre arbejdsgange og give konkurrencemæssige fordele.

2. Udpeg en ansvarlig for systemet

For at sikre en smidig implementering bør virksomheden have en dedikeret person til at drive processen. Denne person skal:

  • Koordinere implementeringen.
  • Sikre løbende vedligeholdelse.
  • Håndtere audits og certificeringskrav.

Virksomheden kan vælge mellem en intern medarbejder eller en ekstern konsulent. Ofte anbefales en kombination, hvor en konsulent hjælper med opstart, mens en intern medarbejder oplæres til at overtage styringen.

Læs mere om dette i vores artikel: “Ansat eller konsulent?”

3. Fastlæg omfanget af implementeringen

Før opstart bør I beslutte, hvor omfattende implementeringen skal være:

  • Skal I blot opfylde minimumskravene?
  • Ønsker I et system, der aktivt forbedrer jeres forretning?

Jo mere ambitiøst systemet er, desto flere ressourcer kræver det. Dog vil en grundig implementering ofte resultere i lavere vedligeholdelsesomkostninger på sigt.

4. Alloker de nødvendige ressourcer

En succesfuld implementering kræver investering i:

  • Tid – Implementering tager tid og kræver dedikerede medarbejdere.
  • Mandskab – Skal der ansættes en kvalitetsansvarlig eller trænes eksisterende medarbejdere?
  • Viden og uddannelse – Forståelse af standarden er afgørende.
  • Økonomi – Der vil være udgifter til certificeringsorganer, eventuelle konsulenter og intern træning.

Læs mere i vores artikel: “Hvor ressourcetungt er implementering af standarder?”

Opsummering – Sådan kommer I bedst fra start

Ledelsen skal være engageret og afsætte ressourcer fra dag ét.
Udpeg en ansvarlig, der kan drive implementeringen.
Definér jeres ambitionsniveau – Opfyld minimumskrav eller skab et forretningsudviklende system?
Alloker de nødvendige ressourcer – Tid, mandskab, uddannelse og økonomi.

Kontakt Lecons i dag for at få rådgivning om, hvordan I bedst implementerer et ledelsessystem, der skaber værdi for jeres virksomhed!