De mest hyppige årsager til at påbegynde ISO 9001 kvalitetsledelsessystemet, ISO 14001 miljøledelsessystemet, OHSAS 18001 arbejdsmiljøledelsessystemet eller ISO/TS 16949 kvalitetsledelse inde for automobilindustrien, jeg har stødt på gennem de sidste par år, har blandt andet været virksomheder der grundet ændrede lovkrav har sprunget ud i en certificering. Der har også været situationen, hvilken jeg har set oftest, er hvor kunder, samarbejdspartnere eller organisationen har krævet virksomheden påbegynder opstart af ledelsessystemer for at kunne fortsætte med at leverer ydelser og produkter og fortsætte samarbejdet.

Men der er dog også de virksomheder som udelukkende er proaktive af strategiske årsager. De virksomheder forstår, at der er begyndt at blive stillet langt større leverandører og samarbejdspartnere i mange brancher. Sådanne virksomheder vælger at investere før andre, og dermed får langt stærkere redskaber til at forretningsudvikle og skabe bedre konkurrencemæssige fordele.

Find derfor ud af hvor I står som virksomhed, da det mange gange har en indflydelse på opstarten og hele forløbet implementeringen samt det vedligehold der er af standarderne. Er jeres virksomhed stødt på krav fra f.eks. lovgivning eller kunder, kan ledelsen oftest i stadig føle modvillighed til at investere de rigtige og nødvendige ressourcer i implementering grundet tvang. Vend det i stedet til noget positivt, da det meget vel kan være uundgåeligt ikke at skaffe sig standarden og derfor bør det bedste for at få optimale resultat.

Nogen af de mange fordele der er ved at få en standard implementeret kan findes i de øvrige artikler.

Kom godt fra start: Hvad skal man tage højde for?

Det nok vigtigste råd jeg kan komme med til en virksomhed i en opstart, er at hele ledelsen skal forstå og prioritere og ikke mindst afsætte de nødvendige ressourcer. Der er stor forskel på det endelige resultat på hvordan ledelsen ser, prioriterer og takler implementeringen af ledelsessystemer. Den virksomhed der klarede sig mærkant bedst havde allerede fra start besluttet sig for det var en nødvendighed og vigtigt, selvom de havde fået påbudt det fra kunden af. Hele ledelsen påtog sig det fulde ansvar og afsatte alle nødvendige ressourcer. Det blev derfor en langt mindre smertefri implementering og certificering, som i eftertiden har kostet mindre i vedligehold, grundet der løbende er blevet taget hånd kravene fra standarderne.

Find en ansvarlig. Det kan ikke siges meget enklere. Det er afgørende for det resultat I ønsker, at der findes en ansvarlig som varetager det daglige arbejde og sætter orden i systemerne. Det er op til virksomheden selv om man ønsker at benytte sig af en ekstern eller intern. Lecons tilbyder netop at hjælpe jeres virksomhed med at komme i gang og få etableret et stærkt ledelsessystem. Det kan anbefales at koble en ekstern på for at skabe orden og retning for udviklingen og implementering. Jeg har skrevet en artikel om netop denne problemstilling som kan læses under artikelsiden ”Ansat eller konsulent?”.

Et andet godt råd til virksomheder er at få fastlagt fra start, hvor stort et omfang implementeringen skal være. Skal kravene som minimum opfyldes eller ønsker I at udarbejde en komplet håndbog? Der er nemlig stor forskel på hvordan man prioritere omfanget af implementeringen af standarder.

Omfanget af ledelsessystemerne afgør også mængden af ressourcer allokeret. Graden af succes og et certifikat hængende på væggen, afhænger af de ressourcer som bliver prioriteret fra ledelsen af. Forventer man et minimal omfang skal man ikke forvente minimale udgifter forbundet standarderne. Der er stadig faste udgifter forbundet til sådan en proces, som enten indebærer løn, tid og betaling til certificeringsselskaberne. Derudover kommer der variable udgifter som kan dække en konsulent, uddannelse og træning og andet. Lecons har udarbejdet en artikel ”Hvor ressourcetungt er implementering af standarder?”, som hjælper jer med at få indblik og eventuel afklaring på dette.

For at opsummere denne artikel omkring en god opstart:

  • Ledelsen skal forstå nødvendigheden af ledelsessystemerne. Ledelsen skal yde støtte, prioritere og dedikere de nødvendige ressourcer til systemerne, uddannelse, lønninger og forbruget for at nå i mål.
  • Anskaf en person som er ansvarlig ledelsessystemerne fra start og løbende vedligehold fremadrettet. Det kan være en intern, men der anbefales en ekstern konsulent til opstart.
  • Få fastlagt omfanget. Ønsker I blot at komme i mål og opfylde de minimum krav der er stillet eller skal systemet gøre en forskel?
  • Dedikerer de nødvendige ressourcer. Det er både tid, mandskab, viden og erfaring samt kapital til at i mål. Jo flere ressourcer allokeret desto hurtigere og mere smertefrit er det at komme i mål.