Før jeres virksomhed opnår en certificering skal alle krav i standarden opfyldes. Derfor skal jeres virksomhed en audit (dvs. en eksamen på jeres ledelsessystem) for at fastslå, om jeres ledelsessystem overholder og opfylder alle krav. Denne audit kan ikke udføres internt af en konsulent eller jeres egne folk.

Det skal være afsluttet med en korrekt akkrediteret certificeringsorgan, som Bureau Veritas, DNV-GL eller Force Technology. Består jeres virksomhed ved at have opfyldt alle krav i standarden, vil man få udleveret et certifikat. Men før at når der til, skal man først udfylde samtlige krav, og her kan Lecons kunne hjælpe jeres virksomhed godt fra start ved at tilbyde en totalløsning.

Certificering består normalt af to dele; en indledende efterprøvning og en hovedefterprøvning.

Den indledende efterprøvning omfatter en evaluering af, om virksomhedens ledelsessystem er i overensstemmelse med standardens krav. Normalt varer den indledende efterprøvning én dag med samme auditor som vil være tilstede til selve hovedefterprøvning. På selve dagen vil auditoren som repræsenterer den akkrediterede certificeringsvirksomhed gennemgå virksomheden for at danne sig et klart billede. Håndbogen som består af alle dokumenter, procedurer og processer vil blive gennemgået sammen ledelsen, den systemansvarlige og eventuelt Lecons. Der vil komme bemærkninger, gode råd og eventuelle løftede pegefingre for at sikre jeres virksomhed står stærkest til hovedefterprøvningen. Det overordnede mål med den indledende efterprøvning er at få af vide om man er klar til certificering. Taget i betragtning at man har bemærkninger, og mindre væsentlige afvigelser, anbefales det man foretager det indledende møde 1-2 måneder før hovedefterprøvningen. Det tager tid at rette selv småting til og virksomheden skal samtidige fokusere på sin kerneforretning.

Til selve hovedefterprøvningen vil den samme auditor oftest være til stede som til det indledende møde. Afhængig af virksomhed og størrelse kan der blive sat 1-2 auditorer på henover 1-2 dages program. På selve dagen vil opfølgning fra det indledende møde blive gennemgået og ledelsessystemet med alle tilhørende dokumenter sammen med den øverste ledelse og den systemansvarlige samt konsulenten. Selve virksomheden vil blive gennemgået, alle afdelinger og et udpluk af medarbejdere vil blive udspurgt og set efter. Denne gennemgang skal sikre at medarbejderen arbejder overens med det skrevne, om deres arbejdsprocesser og ansvarsområder er veldefineret og i orden. På baggrund af de krav standarderne sætter er det auditorernes fornemmeste opgave, at sikre I overholder dem.

Efter gennemgangen i jeres virksomhed vil auditorerne sætte sig sammen og udforme en rapport, hvor bemærkning, rosværdige tiltag, mindre væsentlige afvigelser, og i værste fald væsentlige afvigelser blive nedskrevet. Viser det sig at man har afvigelser af forskellig grad skal disse lukkes af hurtigst. Det bør ikke tage mere end 2-4 uger. Ved afvikling og godkendelse af disse afvigelser, vil der blive udstedt et eller flere certifikater som beviser, at I er en virksomhed som overholder alle krav og derfor kan kalder jer certificeret. I kan hermed opnå de fordele standarder giver, som er beskrevet under ydelser på hjemmesiden her.

Der er dog et tredje trin, som foregår før det indledende- og hovedefterprøvningen. Det kaldes en GAP analyse og kan enten tilkøbes eller forhandles med ved tilbud fra certificeringsfirmaerne. GAP analysen er i sin grundform meget enkel. Jeres ledelsessystem og virksomhed gennemgås oftest af samme auditor som også er med senere hen. Samtlige procedurer, skrevet materiale og spørgsmål kan helt uformelt og uden indvirkning på noget blive stillet og set på. GAP analysen har det klare mål at man på bedste vis vil stå langt stærkere. Gode råd og vejledninger vil blive givet og en GAP analyse tager ¾ til én dag at gennemføre.

Det anbefales at foretage GAP analysen 1-2 måneder før den indledende efterprøvning.